Certaines personnes trouvent excitant d’être spontané, mais quand il s’agit d’être productif, la première chose à considérer est la planification.
Si vous ne planifiez pas, vous pourriez finir comme Red Technologies. Deux frères, Tom et Darren dirigeait Red. Tom était le technicien geek tandis que le charismatique Darren s’occupait des affaires. L’entreprise a pris un bon départ, mais est devenue de plus en plus désordonnée et de moins en moins cohérente au fur et à mesure de sa croissance.
Une grande partie du problème était Darren. Il a refusé de se fixer des objectifs clairs, de sorte que son personnel était de plus en plus incertain de ce qu’il était censé prioriser. Les réunions se sont tenues sans ordre du jour et tout le monde s’est reporté à Darren pour trouver des solutions avant de passer à l’urgence suivante.
Un grand nombre de Start-Ups ont tendance à rechigner sur des plans à long terme et il est sage de faire preuve de souplesse dans un marché qui évolue rapidement. Mais il y a plus plusieurs types de plans et vous pouvez faire de la flexibilité une partie d’un plan de un à trois ans en organisant des réunions régulières pour réévaluer vos objectifs et votre vision de l’entreprise.
Pour bien planifier, vous devez faire deux choses.
D’abord, établissez un objectif clair – ce qu’il faut faire. Ensuite, créez un plan clair pour atteindre cet objectif – comment cela doit être fait.
Lorsque l’auteur a décidé d’écrire Create Space, il savait qu’il devait écrire environ 120 000 mots. Il a donc mis au point une stratégie pour y parvenir en élaborant un plan d’un an. Ce plan l’engageait à écrire en moyenne 10 000 mots par mois, 2 500 mots par semaine et 500 mots par jour. Comme tout le monde parfois, il n’atteignait pas ses objectifs de la semaine. Et d’autres fois, il les dépassait. Ce qui était important, c’est que le plan le maintenait concentré sur l’atteinte de ses objectifs.
Bien sûr, être productif et réellement productif, c’est différent d’être simplement occupé. Darren aimait constamment éteindre les incendies – ” sauver la journée ” au lieu de planifier et d’être organisé. Cette approche lui a permis de se sentir utile et nécessaire et l’a certainement tenu occupé. Mais il ne se donnait vraiment pas à fond. Il réagissait au chaos qu’il avait lui-même créé.
Se créer “l’espace pour faire”, c’est éviter les distractions et apprendre à établir des priorités.
Beaucoup de choses ont été écrites sur le fait que de nos jours, la plupart des gens sont distraits . Des études montrent que les PDG n’ont droit qu’à environ 28 minutes par jour de temps de travail ininterrompu et que le travailleur moyen a une capacité d’attention de huit secondes !
En plus, à chaque interruption, il faut dix minutes pour retrouver son niveau de concentration antérieur. De toute évidence, les distractions rongent votre espace pour s’installer, il est donc essentiel que vous les évitiez. Mais c’est plus facile à dire qu’à faire.
C’est parce que les distractions ne sont pas seulement des tueurs de productivité ; elles sont aussi une source de dopamine, le neurochimique addictif que votre cerveau libère lorsque vous faites quelque chose d’agréable. Recevoir des courriels et des messages texte déclenche de petits coups de Dopamine, il n’est donc pas étonnant que des milliers de personnes soient susceptibles d’ouvrir un courriel entrant en moins de 90 secondes.
Mais étant donné qu’une notification par courriel peut nuire à votre concentration, vous feriez mieux de cacher votre téléphone lorsque vous travaillez et de garder ces notifications pop-up hors de vue. Ensuite, vous pouvez rester concentré et dans la zone, qui est l’endroit où le meilleur travail a lieu.
Les bureaux open-space peuvent également vous rendre vulnérable aux distractions alors, mettez un casque d’écoute ou déplacez-vous dans une salle de conférence ou un café – partout où vous pouvez rester concentré sur votre travail.
L’une des clés de la productivité est de savoir comment établir des priorités et, pour y parvenir, il est utile d’avoir une liste de choses à faire. Bien s’organiser en essayant de tout garder dans sa tête ne peut que se retourner contre soi à un moment donné.
Une méthode utile pour hiérarchiser les priorités est la règle 4D qui signifie Do (faites), Defer (différer), Delegate (déléguer) ou Drop (laisser).
Cela commence par décider quelles tâches sont admissibles dans la catégorie Do – placez la barre haute et n’incluez que les tâches qui sont essentielles, urgentes et qui ne peuvent pas être faites par quelqu’un d’autre. Ensuite, mettez d’abord les choses les plus difficiles dans votre emploi du temps quotidien, de sorte que vous ne puissiez pas remettre à plus tard leur réalisation.
Ensuite, mettez les éléments qui ne peuvent pas être faits immédiatement sur la liste Defer et tout ce qui n’a pas besoin de votre touche personnelle sur la liste Delegate. Enfin, tout ce qui n’est pas vraiment essentiel est quelque chose que vous pouvez simplement laisser tomber.
Pour aller de l’avant, n’oubliez pas de vérifier les éléments que vous avez reportés et de les reclassifier en tant qu’éléments à faire ou à laisser tomber lorsque vous le pouvez. Vous pouvez aussi les déléguer, mais cela peut être délicat. En effet, connaître le comment et le pourquoi d’une délégation est l’une des caractéristiques d’un bon leader, comme vous le verrez dans le prochain paragraphe.
